Organizar carpetas y archivos de una unidad de almacenamiento
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Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados. Dentro de una oficina, esto se consigue normalmente utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.
La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos de la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.
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El almacenamiento de archivos -también llamado almacenamiento a nivel de archivos o basado en archivos- es una metodología de almacenamiento jerárquico utilizada para organizar y almacenar datos en el disco duro de un ordenador o en un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS). En el almacenamiento por archivos, los datos se guardan en archivos, los archivos se organizan en carpetas y las carpetas se organizan bajo una jerarquía de directorios y subdirectorios. Para localizar un archivo, todo lo que usted o su sistema informático necesitan es la ruta: del directorio al subdirectorio, de la carpeta al archivo.
El almacenamiento jerárquico de archivos funciona bien con cantidades de datos estructurados fácilmente organizables. Pero, a medida que aumenta el número de archivos, el proceso de recuperación de los mismos puede resultar engorroso y lento. La ampliación requiere añadir más dispositivos de hardware o sustituirlos continuamente por otros de mayor capacidad, lo que puede resultar caro.
Hasta cierto punto, se pueden mitigar estos problemas de escalado y rendimiento con los servicios de almacenamiento de archivos basados en la nube. Estos servicios permiten que varios usuarios accedan y compartan los mismos datos de archivos ubicados en centros de datos externos (la nube). Sólo tiene que pagar una cuota de suscripción mensual para almacenar sus datos de archivos en la nube, y puede ampliar fácilmente la capacidad y especificar sus criterios de rendimiento y protección de datos. Además, elimina el gasto de mantener su propio hardware in situ, ya que esta infraestructura es gestionada y mantenida por el proveedor de servicios en la nube (CSP) en su centro de datos. Esto también se conoce como Infraestructura como Servicio (IaaS).
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Lo más probable es que tenga muchos datos en su ordenador que no necesita. Tu primer paso debería ser encontrarlos y eliminarlos, ya que no tiene sentido organizar archivos no deseados. También es bueno limpiar el disco para dar paso a nuevos datos.
Puede ser útil planificar la estructura de carpetas antes de ponerse a trabajar. Por ejemplo, ¿quieres dividir tu carpeta de Fotos por eventos, personas, lugares o cualquier otra cosa? ¿Quieres separar tus Documentos por vida y trabajo?
No olvides que el Explorador de archivos puede mostrarte un montón de metadatos. En la cinta de opciones, ve a Ver > Añadir columnas. Aquí puedes añadir columnas como Fecha de modificación, Tipo y Autores. Esto significa que no necesariamente tienes que incluir esta información dentro de los nombres de los archivos.
Está muy bien organizar tus archivos en carpetas estructuradas, pero no necesitas navegar por esta estructura cada vez que quieras encontrar algo. Windows dispone de una potente herramienta de búsqueda. Basta con abrir el menú de Inicio, empezar a escribir, y explorará todo lo que hay en tu ordenador. Estos son algunos atajos de búsqueda de Windows 10 y consejos que debes conocer.
Ideas creativas para el almacenamiento de archivos
Para complicar aún más la cuestión del almacenamiento, muchas empresas necesitan compartir documentos entre sus empleados. Dentro de una oficina, esto se suele conseguir utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, aunque sea años después de su creación.
La mayoría de los empresarios se han visto alguna vez en la embarazosa situación de que les llame un cliente y no puedan localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. También es molesto tener que buscar a final de año los documentos de la contabilidad de la empresa para el contable o, peor aún, para el fisco.
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.